Wie im vorangegangenen Beitrag “Umstieg Entourage > iCal, Adressbuch, Mail” angekündigt, berichte ich in einzelnen Abschnitten über die Ergebnisse des Umstiegs von Entourage auf die korrespondierenden Apple Anwendungen in OSX.
Die Vorgehensweise
iCal bietet eine eigene Import-Funktion im Datei-Menu an. Wenn man den Eintrag “Importieren…” aufruft, ist u.a. die Option “Entourage-Daten importieren” auswählbar:
Die Funktion ist eigentlich recht simpel und man kann nicht viel falsch machen. Jedoch sollte man sich darüber im Klaren sein, dass es keinerlei Eingriffsmöglichkeiten bei der Datenübertragung gibt. Zudem kann der gesamte Vorgang je nach Datenmenge erhebliche Zeit beanspruchen. Bei mir dauerte die Übertragung der Kalenderdaten von Entourage nach iCal nahezu 3 volle Tage(!). Zwar wird durch einen blauen Fortschrittsbalken angezeigt, dass etwas passiert – jedoch muss man schon erhebliche Geduld und Beharrungsvermögen mitbringen, da über lange Zeiträume anhand des Balkens keinerlei Fortschritte ersichtlich sind. Zudem sollte in dieser Zeit natürlich nicht mit dem Kalender gearbeitet werden, da nicht sicher ist, ob Änderungen bei der Datenübertragung berücksichtigt werden.
Das Ergebnis
Wenn die lange Wartezeit überstanden ist und der Importer seinen Job erledigt hat (ja, dass tut er wirklich, auch wenn es hierzu viele anderslautende Hinweise im WEB gibt; die Jungs hatten wohl einfach nicht genügend Ausdauer 
) findet man in iCal einen neuen Kalender vor mit dem Namen “Entourage”.
Wer jetzt erwartet hat, dass beim Importieren alle Kategorien und Zuordnungen der Kalendereinträge erhalten bleiben, wird leider enttäuscht!
Obwohl gerade dies ja eine der Stärken von iCal ist, dass man mehrere Kalender parallel pflegen und bei Bedarf einzeln ein- und ausblenden kann, macht der Datenimport keinen Gebrauch davon. Hier ist notfalls manuelles Nachpflegen angesagt.
In der Praxis muss man sich allerdings fragen, wie sinnvoll es ist, für zurückliegende Ereignisse im Kalender diese Zuordnungen nachträglich noch zu ändern. Die Anzahl der vorausgeplanten Einträge ist dagegen ja meistens relativ überschaubar.
Also habe ich aus der Not eine Tugend gemacht und nur die Einträge des aktuellen Jahrgangs manuell überarbeitet. Alle alten Einträge habe ich im Kalender “Entourage” liegen lassen und benutze diesen nur als Archiv, um bei Bedarf dort nachzuschauen. Dies bietet obendrein den großen Vorteil, dass bei der späteren Datensynchronisation mit dem iPhone (oder ggf. mobileMe) keine umfangreichen Altdatenbestände übertragen werden müssen.
Die manuelle Nachbearbeitung
Einige Punkte sind nach dem Datenimport in iCal nicht zufrieden stellend und bedürfen einer manuellen Nacharbeitung. Trotz meinem umfangreichen Kalender-Archiv hielt sich die manuelle Überarbeitung jedoch in Grenzen. Bereits nach 1-2 Stunden war ich mit dem Ergebnis zufrieden und konnte anfangen, mit iCal produktiv zu arbeiten.
Wie oben schon beschrieben, gingen beim Import sämtliche Kategorien aus Entourage verloren. Also musste für jede Kategorie ein neuer Kalender in iCal angelegt und mit dem passenden Farbcode versehen werden. Ich habe diese Gelegenheit zum Anlass genommen, die alten Kategorien (vormals 19) zu straffen (auf nun noch 7 zzgl. Archiv):
Im nächsten Schritt bin ich das aktuelle Jahr 2008 im importieren Kalender “Entourage” durchgegangen und habe alle vorhandenen Einträge auf die neu angelegten Kalender-Kategorien verteilt. Zu guter Letzt habe ich den Kalender “Entourage” in “Entourage Archiv” umbennant.
Später (nach dem Import der Kontaktdaten ins Adressbuch) fiel auf, dass alle Geburtstags-Einträge doppelt erscheinen. iCal bietet hier die automatische Übernahme der Geburtstage aus dem Adressbuch (siehe ScreenShot oben). Da die Geburtstage jedoch bereits im Entourage als ganztägige Kalendereinträge vorhanden waren, wurden sie nun doppelt in der Kalenderübersicht angezeigt. Daher habe ich alle alten Einträge manuell aus dem Kalender “Entourage Archiv” gelöscht und ggf. die vorhandenen Einträge im Adressbuch bereinigt und auf den aktuellen Stand gebracht (im Schritt 2 bei der Übertragung der Kontaktdaten).
iCal
Die Anwendung macht einen schlanken und übersichtlichen Eindruck. Die Oberfläche sieht aufgeräumt aus und stellt alle wichtigen Informationen auf einen Blick zur Verfügung. Von der Bedienung her entspricht iCal weitestgehend der gewohnten Bedienung in Entourage. Termine können per Drag&Drop mit der Maus schnell im Kalender eingetragen werden. Lediglich das “Bearbeiten”-Fenster für den Termin (Doppelclick auf den Eintrag) unterscheidet sich von der Darstellung in Entourage (links im Bild iCal, rechts Entourage):
Beim ersten Arbeiten mit iCal kommt mir die Anwendung subjektiv etwas schneller vor als Entourage. Dies mag auch damit zusammen hängen, das iCal nativ auf dem Intel-Prozessor läuft, während Entourage 2004 hier noch als PPC-Anwendung über Rosetta emuliert wird (was ja einer der Gründe für den Umstieg auf iCal war).
Trotzdem ist der Umgang mit iCal während der Umstiegsphase für mich sehr gewöhnungsbedürftig. Zwar sind es nur Feinheiten, aber die langjährige Arbeit mit Entourage macht es schwer, sich von alten Gewohnheiten zu lösen und sich auf Neues einzulassen. Ein paar Beispiele:
- Allein das Öffnen einer extra Anwendung für den Kalender ist ein ungewohnter Schritt. Früher war der Kalender beim Klick ins Entourage-Arbeitsfenster schnell da; nun muss ein neues Programm aus dem Dock gestartet werden. Andererseits von Vorteil: der Kalender kann nun schnell per Tastendruck (Apfel-H) ausgeblendet werden.
- Die Kategorien-Farben erscheinen in der iCal-Kalenderansicht sehr blass. Dies gibt zunächst ein ungewohntes Bild gegenüber der alten eingeprägten Ansicht. Besonders die grün- und gelb-Töne sind auf den ersten Blick kaum zu unterscheiden. Auch das satte Blau (für mich eine wichtige Projekt-Kategorie) ist schier nicht darstellbar. Auch wenn man das dunkelste verfügbare Blau für den Kalender auswählt, erscheinen die zugehörigen Einträge doch sehr hell und blass…
- Die Geburtstagseinträge werden nach “Schema F” vom Adressbuch übernommen: “Nachname Vornames Geburtstag”. Das ist lang und unleserlich, gerade wenn mehrere Einträge auf engem Raum zusammen stehen. Früher hatte ich einprägsame Kurznamen als Titel für die Geburtstage gewählt. Auch erscheinen nun sämtliche Geburtstage unweigerlich im Kalender, hier war bei Entourage eine manuelle Vorselektion möglich.
- Die Liste der Aufgaben erscheint immer vollständig am rechten Rand des Kalenderfensters. Gerade bei vielen offenenen Aufgaben ist es schwierig, sich visuell schnell zu orientieren.
Fazit
Der Umstieg ist bis zwar nicht reibungslos aber dennoch zufriedenstellend verlaufen. Manche Punkte unterscheiden sich in Konzept oder Darstellungsweise zwischen den Programmen. Allerdings lässt sich ein Großteil davon durch eine neue Herangehensweise beim Arbeiten oder durch Änderung der eigenen Gewohnheiten in den Griff bekommen.
Ein Pluspunkt ist für mich die einfache und schnelle Synchronisation mit dem iPhone, die auf Anhieb geklappt hat. Die Kalender-Darstellung auf dem iPhone ist sehr übersichtlich und ermöglicht so eine effektive Verwendung unterwegs. Zudem lässt sich der Datenabgleich mit dem iPhone auf ausgewählte Kalender-Kategorien und einen eingeschränkten Zeitraum (z.B. letzte 30 Tage) eingrenzen.
Im Wesentlichen läuft der Gewöhnungsprozess darauf hinaus, dass man nun nicht mehr wie in Entourage alle Informationen in einer Umgebung hat, sondern sich bei iCal / Adressbuch die Daten und Arbeitsabläufe auf unterschiedliche Programme verteilen.
Ich werde weiter von meinen Erfahrungen berichten…
